英文书信一般可由信头、信内地址、称呼、信的正文、结束语、签名、信封几个基本要素组成。根据实际需要，还可以加上附件、再启等要素。
（一）信头 ( Heading )
    信头是写信时最先写的部分，又称信端。信头一般写在信纸的右上角，包括寄信人通信地址和写信日期。从信纸上首中间偏右处起，第一行先写寄信人的门牌号码，再写街道名称；第二行先写县市名称，再写省份名称，往右空两个字母宽的位置，再写上邮政编码。如果信是寄给国外的，寄信人还应该写第三行，这行写自己国家的名称，最后一行写写信的日期。每行的后面可用标点符号，也可以不用。如用，前面几行的末尾都用逗号，写信日期的后面则用句号。
　　信头有平头和缩行两种格式，左边各行开头字母垂直排齐的叫平头式；从第二行起，每行开头都比上行向右缩进两三个字母的叫缩行式。目前平头式比较常用，因其在打字机或电脑上更便于操作，工作效率可以得到提高。
平头式
　　　　　　　　 1575 Oak Avenue Apt.75
　　　　　　　　 Evanston llinois60201　
　　　　　　　　 U.S.A　　　
　　　　　　　　 Oct.7, 2000
缩行式
                 Foreign Language Department,
                 East China NormalUniversity,　
                 Shanghai 200062,　　　
                 P.R.China,
                 Nov.8, 2000.
（二）信内地址 ( Inside Address )
信内地址位于左上角。在信头之后，下空两三行，从左边顶格处写起。第一行写称呼和姓名，第二行写收信人的单位名称，第三行写地址，地址写法与信头地址写法相同，格式也应尽量与信头格式一致，地址中每个词的首字母要大写。
信头
                 Dr. David Fuller
                 Graduate Studies
                 Northern State University
                 1200 South Jay Street
                 Aberdeen, SD57401-7198
                 U.S.A.
信头
                 Voluntary Service Overseas
                 40604, Friendship Hotel (中华人民共和国北京市友谊宾馆
                 Beijing 100873 40604号房间，英国海外志愿服务社）
                 P.R. China
                 * Attention of the Chief Representative (请总代理过目)
                 Dear sir
（三） 称呼 ( Salutation )
常用的称呼有：
                 Formal Less formal Informal
                 Sir Dear Mr Smith Dear Mary
                 Sirs Dear Mrs Smith My Dear Mary
                 My dear Sir Dear Miss Smith Dearest Mary
                 Gentlemen Dear Prof. Smith My Dearest Mary
                 Dear sir My Dear Mr Smith Darling Mary
                 Dear Sirs My Dear Dr. Smith My Darling
                 Madam Dear Mr John Smith Dear Dad/Mam
                 Dear Sir or Madam Dear Miss Mary Smith My dear father
                 To whom it my concern Dear Prof. John Smith
在正式公文中，一般用Formal (正式)的称呼；在半公半私的信件中，可用Less formal（次正式）的称呼；在社交信件中，尤其是亲属与好友之间的通信，可用Informal（非正式）的称呼。
（四） 信的正文 ( The Body of the Letter )
一般来说，一封好的英文书信应符合正确、简洁、明了、礼貌这几个基本要求。
书信的格式也有平头和缩头之分，在平头里，每段每行的首字母与称呼及信内地址的首字母垂直排齐，每段之间的段距比行距要大一些，一般为两行；在缩行式里，每段第一行首字母应往右缩进两三个字母，每段之间的段距与行距相等。不论是平头式还是缩行式，书信正文应从称呼之下两三行处开始。
（五） 结束语 ( Complimentary Close )
事物信件中常用的结束语有：
                 (Very）Truly yours
                 Yours (very )truly
                 (Very )Respectfully yours
                 Yours (very) respectfully
                 (Very )Faithfully yours
                 Yours (very) faithfully
                 (Very) Sincerely yours
                 Yours (very) sincerely
社交信件中常用的结束语有：
                 Sincerely yours
                 Yours sincerely
                 Affectionately yours
                 Yours affectionately
                 Obediently yours
                 Yours obediently
                 Intimately yours
                 Fondly yours
                 Yours devoted friend
                 Yours
                 Yours (as) ever
                 Ever yours
                 As ever
                 Lovingly yours
                 Lovingly
（六） 签名 ( Signature )
写信人要在结束语下面签名，以表示对信件中的全部内容负责。签名和结束语应写在正文之下两三行中间偏右位置，但现在为了打字方便，很多人（特别是美国人）将这两个部分分别打和签在信纸左端、正文之下两三行处，与信内地址、称呼以及正文各段的左端垂直排齐。
如　1：
Houston State University is proud of its contingent of international students, currently representing six continents and forty-serven different countries. We hope we are able to serve you.
                 Sincerely yours
                 _______Signature (签名)
                 Donald Coers
                 Coordination of Graduate Studies
如　2：
If you have any questions after reviewing the information concerning your program, please do not hesitate to contact me.
                 Sincerely,
                 _______Signature (签名)
                 Kathleen Sowash
                 Graduate Coordinator
英文书信格式1
                 信头
                 信内地址
                 称呼
                 正文
                 结束语
                 签名
                 再启
                 附件
英文书信格式2
                 单位信头
                 写信日期
                 信内地址
                 称呼
                 正文
                 结束语
                 签名
                 再启
                 附件